I. PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
PT
Astra International Tbk (“Perseroan”) didirikan pada tahun 1957 dengan
nama PT Astra International Incorporated.
Pada tahun 1990,
Perseroan mengubah namanya menjadi PT Astra International Tbk.Perusahaan ini
telah tercatat di Bursa Efek Jakarta sejak tanggal 4 April1990.Saat ini mayoritas
kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Jardine Cycle & Carriage's sebesar
50,1%.
Perseroan
berdomisili di Jakarta, Indonesia, dengan kantor pusat di JI. Gaya Motor Raya
No. 8, Sunter II, Jakarta. Ruang lingkup kegiatan Perseroan seperti yang
tertuang dalam Anggaran Dasarnya adalah perdagangan umum, perindustrian, jasa
pertambangan, pengangkutan, pertanian, pembangunan dan jasa konsultasi.Ruang
lingkup kegiatan utama entitas anak meliputi perakitan dan penyaluran mobil,
sepeda motor berikut suku cadangnya, penjualan dan penyewaan alat berat,
pertambangan dan jasa terkait, pengembangan perkebunan, jasa keuangan,
infrastruktur dan teknologi informasi.PT Toyota Astra Motor (TAM) adalah salah
satu perusahaan terbesar distributor kendaraan produk Toyota.Saat ini, PT. TAM
mempunyai cabang yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, dan pusatnya
berada di Jakarta.PT TAM sendiri mempunyai divisi - divisi yang menangani
penjualan produk ke pelanggan.Salah satunya yaitu divisi Duty Free Sales, yaitu
divisi yang menangani penjualan produk Toyota yang dikhususkan untuk organisasi
nonpemerintah/internasional maupun kedutaan asing di Indonesia.
Divisi Duty Free Sales saat ini mengolah data pelanggan dengan
menggunakan aplikasispreadsheet, dimana aplikasi ini kurang efektif dalam
perhitungan dan pencarian data yang kemungkinan akan bertambah dan akan selalu
di-update. Selain itu, data yang ada pada spreadsheet tidak bisa
diakses dan digunakan secara bersamaan, mengingat jumlah karyawan yang banyak
dan keperluan akses data yang berbeda-beda. Serta laporan yang tidak dapat
disediakan setiap saat, karena pencarian data dan pembuatan laporan membutuhkan
waktu yang lama. Oleh karena itu, PT TAM
divisi Duty Free Sales membutuhkan sistem informasi yang membantu perusahaan
melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses pengolahan informasi,
pencarian, dan pelaporan menjadi lebih baik sehingga operasionalnya menjadi lebih
efektif dan efisien.
B.
Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan makalah
ini adalah :
1. Mengetahui sistem informasi yang digunakan oleh
PT Toyota Astra Motor
2. Mengetahui keberhasilan dengan sistem informasi yang digunakan oleh
PT Toyota Astra Motor
II. PEMBAHASAN
Sistem adalah jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama -sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.Sistem juga
merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama
untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan
mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang
diinginkan.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mendukung kegiatan operasi pengolahan kebutuhan transaksi
harian yang bersifat manajerial dan strategis dari suatu organisasi dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Pengolahan
data pelanggan PT TAM masih menggunakan pencatatan secara spreadsheet.
Data yang begitu banyak meembutuhkan waktu untuk penyususan laporan dan
juga pencetakan dokumen.Oleh karena itu, dibangun sistem yang memudahkan
perusahaan untuk pengolah data dan juga pelaporan.Dalam aplikasi di PT TAM ini
terdapat tiga aktor, yaitu Admin Gudang, Admin Toyota dan Manajer.Adapun tugas
dari admin gudang yaitu memiliki hak akses untuk mengelola data mobil dan
mengelola data user.Admin Toyota memiliki hak akses untuk mengelola data
kedutaan dan data pelanggan.Sedangkan untuk manajer memiliki hak akses untuk
mengubah status dokumen dan melihat laporan penjualan.Adapun divisi usaha dan anak perusahaan terdiri dari
:
a. Otomotif
Auto 2000 sebagai salah
satu Dealer Utama Toyota di Indonesia
PT
Astra Nissan Diesel Indonesia sebagai ATPM Truk Nissan Diesel di
Indonesia
PT Serasi Autoraya atau biasa dikenal
dengan TRAC
b.
Agro industri
c.
Pelayanan Finansial
PT Astra Credit Company
atau biasa dikenal dengan ACC
d.
Alat-alat Berat
e.
Teknologi Informasi
f.
Infrastruktur
A.
Analisis
dan Perancangan
Analisis
kebutuhan fungsional sistem pada kebutuhan fungsional ini,
terdapat beberapa fungsi yang harus dibuat, diantaranya:
a.
Melakukan login dan logout untuk admin
b. Melakukan pendataan mobil yaitu meliputi
fungisi : add, update, delete, searching, dan detail.
c. Melakukan Pendataan embassy
d. Melakukan Pendataan pelanggan
e. Menampilkan report penjualan dan
grafik
f.
Melakukan view dan update data admin
B.
Gambaran umum sistem
Pengolahan data,informasipelanggan PT.TAM masih
menggunakan pencatatan secara spreadsheet.
Data yang begitu banyak membutuhkan
waktu untuk penyususan laporan dan juga pencetakan dokumen.Oleh karena
itu, dibangun sistem yang memudahkan perusahaan untuk menginformasikan data dan juga pelaporan.MDP
Online adalah aplikasi web yang dirancang untuk dapat memberikan layanandata
MDP (Monthly Delivery Plan) secara
online kepada user yang berada di
TAM, Main Dealer, Zone serta Dealer Cabang.Data MDP berisi data rencana
produksi kendaraan beserta nilai aktualnya
untuk setiap periode produksi tertentu. Data-data tersebut sangat dibutuhkan
oleh TAM, Main Dealer, Zone maupun dealer Cabang. Dengan diimplementasikan
sistem MDP Online ini, banyak manfaat
yang diperoleh PT TAM dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan
kertas-kertas untuk pendistribusian secara
hardcopy dan laporan-laporan yang dibutuhkan, penghematan tinta printer berkaitan denganpendistribusian data
MDP dan laporanlaporan yang diperlukan, peningkatan janji delivery kepada customer karena pihak 60 dealer dapat
memberikan data yang tepat secara cepat, peningkatan akurasi data MDP yang
berdampak pada berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan data MDP, proses distribusi data MDP menjadi lebih
cepat dan akurat yang tadinya memerlukan waktu 3 hari untuk distribusi data MDP
sampai ke main dealer/dealer sekarang hanya butuh waktu 10 menit saja maka
pihak main dealer/dealer sudah menerima data MDP, proses MDP resived lebih cepat untuk proses pengiriman
atau pembatalan pengiriman dari main
dealer/dealer yang diinformasikan kepada pelanggan yang tadinyahanya dilakukan
2 kali dalam seminggu sekarang dapat dilakukan setiap jam. Sistem informasi MDP Online yang
diimplementasikan di PT. Toyota Astra Motor bertujuan untuk menangani
distribusi data MDP kepada main dealer
atau dealarmengenai data kendaraan yang diproduksi untuk membantu main dealer atau dealer, memberikan janji delivery kepada
customer. Untuk dapat merencanakan aktivitas penjualan dengan baik sehingga
dapatmencapai target yang telah ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan
informasi mengenai produk kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya
melalui Monthly Delivery Plan (MDP).
C. Aplikator
Didalam perusahaan ini terdapat tiga
peran aktor,yaitu:
a.
Admin gudang,yaitu orang yang bertugas
dan memiliki hak akses untuk mengelola data mobil dan mengelola data user
b.
Admin toyota,yaitu orang yang bertugas
untuk mengelola data kedutaan dan data pelanggan
c.
Manager, yaitu orang yang bertugas
untuk mengubah status dokumen dan melihat laporan penjualan.
D. Penerapan sistem informasi
Secara
garis besar, penerapan sistem informasi yang terintegrasi dalam perusahaan
dapat membantu hampir seluruh proses bisnis yang dijalankan.Sistem informasi
terintegrasi dianggap dapat mendukung manajemenstrategis perusahaan mencapai target meningkatkan
profit. Beberapa alasan penerapan
sistem informasi perusahaan antara lain :
a.
Dapat mencakup seluruh fungsi bisnis baik
manufaktur, pemasaran, finansial, level manajemen, dan lainnya
b. Sebagai
sarana pengumpulan, pengolahan, dan distribusi data antar komponen dalam
organisasi perusahaan.
c. Sebagai
penyedia data atau informasi baik yang dari internal maupun eksternal perusahaan
untuk mendukung proses “decision
making” yang lebih cepat dan aktual
pada berbagai level dalam organisasi.
d. Mempermudah
komunikasi antar fungsi sehingga lebih mudah berkoordinasi dalam pengambilan
keputusan
e. Memungkinkan
efisiensi jumlah pegawai karena beberapa pegawai dapat merangkap dengan jabatan
administratifnya.
f. Dimanfaatkan
sebagai strategi bersaing terhadap kompetitor dengan memaksimalkan penggunaan
teknologi informasi yang dimiliki disesuaikan dengan struktur organisasi dan
standar kerja. Teknologi sistem informasi tersebut dapat sekaligus dijadikan
dasar perbandingan komparatif dengan yang diterapkan kompetitor.
Di samping alasan penerapan
sistem informasi perusahaan tersebut terdapat beberapa kendala bagi perusahaan ini untuk menerapkan sistem informasi dengan
teknologi yang lebih canggih antara lain:
a.
Diperlukan pegawai dengan batas kualifikasi
pendidikan atau pengalaman tertentu yang dianggap dapat mengoperasikan
teknologi sistem informasi yang diterapkan perusahaan beserta komputasi
pengolahan data
b. Diperlukan
pelatihan bagi pegawai mengenai pengoperasian teknologi sistem informasi.
c. Instalasi
perangkat sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih membutuhkan
biaya yang lebih tinggi agar dapat sesusai dengan sistem organisasi perusahaan.
d. Terdapat
kemungkinan perubahan struktur organisasi dan standar kerja masing-masing unit
untuk menyesuaikan dengan sistem informasi yang baru.
e.
Manajemen perusahaan seharusnya dapat memilih dan
mengatur sistem informasi yang diterapkan disesuaikan dengan kondisi dan
kemampuan perusahaan saat diperlukan perubahan sistem informasi. Selain itu
juga perlu dikenali unit apa saja yang kinerjanya mungkin menurun jika dipaksa
dengan standar penerapan sistem informasi tersebut.
E. Kelebihan dan
kekurangan penerapan SI di Perusahaan ini
Kelebihannya
antara lain:
a. Mampu
mengitegrasi berbagai fungsi bisnis berbeda untuk menjamin sarana komunikasi
yang tepat demi produktifitas perusahaan.
b. Perangkat
lunak yang tersedia dapat sangat membantu kegiatan di beberapa fungsi bisnis
perusahaan.
c. Mampu
mengatur keterkaitan antar proses yang bersesuaian sehingga mempermudah
pelacakan material, keuangan, dan sumber daya lain yang kompleks.
Sedangkan kekurangan penerapan SI adalah
a. Kustomisasi
software yang disediakan SAP terbatas sehingga pada perusahaan tertentu
diperlukan penyesuaian modul SAP dengan sistem yang dijalankan atau
dikombinasikan dengan perubahan alur kerjanya.
b. Penerapan
SAP memerlukan biaya yang tinggi, baik pengadaan perangkat, instalasi program,
biaya pegawai dengan keahlian di bidang SAP, serta berbagai maintenance
teknologi sistem ERP.
c. Penggunaan
data yang disimpan dalam sistem ERP sensitif terhadap perusakan sistem yang
mungkin dilakukan pihak tertentu. Jika terjadi pembobolan sistem keamanan dan
hacker merubah sistem program ERP dengan tujuan tertentu maka dapat mengancam
kelancaran kinerja pada suatu fungsi dalam perusahaan.
KESIMPULAN
Adapun kesimpulan dari pembahasan diatas adalah sebagai
berikut:
1.
Aplikasi atau
penerapan SI ini membantu pihak
PT.Toyota Astra Motor dalam mengelola dan mencari data pelanggan maupun
data mobil
2.
Aplikasi atau
penerapan SI ini membantu manajer untuk mengubah status pelanggan,
sehingga proses informasi untuk Open D/O lebih cepat
3.
Sistem
informasi memudahkan pihak
manajer untuk mendapatkan informasi dan melihat laporan penjualan
DAFTAR PUSTAKA
Ariefiani R. 2010. Faktor penentu kesuksesan dan
kegagalan pengembangan
sistem informasi di suatu perusahaan.
Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi
pemakai terhadap
Kepuasan Pemakai Sistem
Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak,
Komunikasi Pemakai-Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas,
pengaruh Pemakai sebagai Variabel Pemoderasi[skripsi]. Fakultas Ekonomi
Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta.
